CONTENU DE LA FORMATION

ADMINISTRATION COMMUNICATION ET COMMERCIALE (ASCOM)

Présentation de la formation :

Objectifs :

L'assistant PME/TPE d’administration et de communication commerciales exerce de manière polyvalente la production de documents commerciaux, la production de documents de synthèse (tableaux, graphiques), l'accueil physique et téléphonique, l'organisation de réunions ainsi que la gestion de la communication commerciale à l’aide de l’outil informatique.

• Rassembler les informations relatives au client et aux produits ainsi que les données négociées par le commercial (prix, conditions de paiement, etc.) dans le logiciel de gestion commerciale pour établir le devisé
• Générer les documents commerciaux (bon de commande, bon de livraison, facture) selon l’étape de réalisation de la vente en saisissant les données client dans le logiciel de gestion commerciale pour les transmettre au client
• Vérifier la disponibilité des produits à l’aide de l’outil de gestion des stocks de l’entreprise et de ses consignes d’approvisionnement pour déterminer les délais de livraison et les éventuels besoins en approvisionnement
• Contrôler la conformité de la vente en comparant les documents commerciaux créés avec le sys-
  tème d’information (SI) de la TPE/PME pour traiter les éventuelles anomalies
• Délivrer une information commerciale ou technique de niveau 1 aux clients, en exploitant les données à disposition dans les logiciels de GRC, de gestion commerciale et de gestion d’agenda pour répondre aux sollicitations et réclamations des clients.
• Assurer l’interface entre les acteurs internes (comme le gestionnaire de stock, le livreur, le service comptabilité, etc.) et externes en consignant dans le logiciel de GRC les échanges et événements relatifs à la vente pour en fluidifier le déroulement.

• Accueillir les contacts entrants (physique, téléphone, mail, etc.) en adaptant la réponse à l’interlocuteur et au contexte pour filtrer et orienter les demandes auprès des personnes ou services compétents.
• Élaborer des documents de communication destinés aux interlocuteurs internes et externes en choisissant le mode de communication et le support informatique adaptés (courrier, note de service, formulaire, etc.), avec l’assistance de l’intelligence artificielle (IA), pour les transmettre au(x) destinataire(s) afin de communiquer avec efficience..
• Procéder à des relances (client, prospect, etc.) en préparant les messages et supports types adaptés aux différentes situations pour traiter notamment les cas d’absence de réponse, d’impayés ou de pièces manquantes.
• Organiser des réunions, rendez-vous et événements en tenant compte des opportunités liées aux nouvelles formes d’organisation du travail et aux disponibilités des participants et partenaires à l’aide des outils de communication collaboratifs pour optimiser l'efficacité opérationnelle.
• Classer, en triant, rangeant et supprimant les documents administratifs dans le respect des règles d’archivages et du RGPD pour permettre un accès rapide et aisé aux données afin de sécuriser l’information dans une démarche RSE..
• Produire des synthèses chiffrées et graphiques sur l’activité de l’entreprise à partir de la collecte de données dans le SI interne et à l’aide d’un outil numérique de type
  tableur ou grapheur pour alimenter les tableaux de bord de pilotage de la TPE/PME..
• Sélectionner les fournisseurs d’un produit ou d’un service en construisant un tableau d’aide à la décision à partir des critères économiques, sociaux-environnementaux et de qualité de la TPE/PME pour réaliser les achats dont il a la charge.

• Qualifier les fichiers clients et prospects au sein des logiciels de GRC ou de gestion commerciale en collectant les informations disponibles en interne et en externe, dans le respect de la législation, pour préparer la segmentation du public selon la demande du commercial afin d’optimiser le ciblage des actions de prospection.
• Recueillir les besoins des prospects dans une démarche de prospection active respectueuse du RGPD, en utilisant les techniques (questions ouvertes, reformulation…) de communication et les scripts de l’entreprise pour permettre au commercial d’élaborer une proposition adaptée.
• Effectuer une veille commerciale et concurrentielle répondant aux critères fixés par l’entreprise, en mettant en place des collectes d’informations, automatisées ou non, pour apporter une connaissance actualisée de l’écosystème de la TPE/PME au décideur et au commercial.
• Réaliser des campagnes d’e-mails personnalisés en utilisant les logiciels de GRC, d’e-mailing et/ou de traitement de texte pour promouvoir un événement, un produit ou un service auprès des prospects ciblés, dans le respect du RGPD et des recommandations de la CNIL.
• Animer le site internet de l’entreprise en publiant informations et conseils, événements, documents à télécharger, abonnement à une newsletter, etc. pour assurer une présence continue de l'entreprise sur le web.
• Interagir sur les contenus et avec les membres des réseaux sociaux sur lesquels l’entreprise est présente, en identifiant les conversations pertinentes dans lesquelles partager articles, commentaires, mentions, pour augmenter les opportunités de contact.

• Maîtriser les outils numériques, traitement de texte et tableaur.
• Avoir atteint un niveau BEPC ou niveau CAP, BEP ou équivalence professionnelle.

• Sur dossier
• Test de connaissances de base
• Entretien de motivation
• Positionnement du projet

• Salariés, demandeur d’emploi, plan de formation, demandes et financement individuels
• Tout public souhaitant s’orienter dans le métier d'assistante de Communication
• Formation éligible : CPF, transition pro et OPCO

• 322 heures en formation

• Approche individualisée favorisant les mises en situations de travail
• L’utilisation d’un matériel informatique adapté aux applications professionnelles
• Un suivi individualisé du stagiaire tout au long de sa formation
• La mise en place de ressources documentaires

• Évaluation réalisée en centres d’examen, en temps limité, via un poste informatique.
• Il est demandé au candidat de fournir un ensemble de productions comptables à partir de la mise en situation professionnelle proposée.
• Les productions sont évaluées par un professionnel, à partir d'une liste de critères objectifs.
• Cette formation peut être validée totalement ou partiellement par bloc de compétences :

• Nous étudions au cas par cas toutes les situations de handicap afin d’envisager une intégration dans la formation. Dans le cas contraire, nous prévoyons une orientation vers des organismes appropriés.

EMPLOIS VISES A L'ISSUE DE LA FORMATION (débouchés et suites de parcours)

Débouchés : le métier, l'assistante rh joue un rôle d’interface ou de jonction entre la direction des ressources humaines et les différents collaborateurs de l’entreprise.

Métiers :

Assistant (e) administration commerciale et de communication

Assistant (e) de communication

Suite de parcours :